Vergunningenapplicatie

In veel organisaties begint het aanvragen van een vergunning bij een e-mail. Een aanvraag komt binnen in Outlook en wordt vervolgens handmatig verwerkt in SharePoint, Excel of een ander systeem. Dit lijkt eenvoudig, maar kost onnodig veel tijd, introduceert fouten en vraagt om continue alertheid van medewerkers. Wanneer aanvragen blijven liggen of verkeerd worden afgehandeld, ontstaan er risico’s voor de aanvrager en voor de organisatie.

ZICHT Digital Solutions ziet dit niet als een puur technisch vraagstuk, maar als een kans om administratieve processen toekomstbestendig in te richten. Automatiseringen binnen het Microsoft 365-ecosysteem bieden hierbij ongekende mogelijkheden. Door Outlook, SharePoint en Forms slim met elkaar te verbinden, ontstaat een digitale workflow waarin aanvragen automatisch worden geregistreerd, opgevolgd en verrijkt. Geen overvolle mailboxen meer, maar een transparant proces waarin duidelijk is wie wat doet en wat de volgende stap is.

In onze aanpak draait het niet om de techniek zelf, maar om de waarde die deze creëert. Wij analyseren eerst het proces en brengen knelpunten, uitzonderingen en terugkerende handelingen in kaart. Daarna ontwerpen wij een oplossing die aansluit op de werkpraktijk: betrouwbaar, overzichtelijk en schaalbaar. Wij maken gebruik van Power Automate, Forms, SharePoint-lijsten en andere onderdelen van M365 om de juiste informatie op het juiste moment te verzamelen en te verbinden. Zo ontstaat een systeem waarin geen aanvraag verdwijnt en waarin voortgang automatisch wordt bewaakt.

Onze visie is dat procesautomatisering pas werkt als deze ook gedragen wordt. Daarom betrekken wij eindgebruikers actief in het ontwerp en testen wij op gebruiksgemak, foutgevoeligheid en onderhoudbaarheid. Wij helpen organisaties bovendien om het beheer van deze oplossingen zelf op te pakken, zodat afhankelijkheid van externe partijen tot een minimum beperkt blijft.

Wat deze werkwijze oplevert, is meer dan alleen efficiëntie. Er ontstaat rust in het proces, ruimte voor kwalitatieve beoordeling en meer vertrouwen bij aanvragers. Teams kunnen zich focussen op wat ertoe doet: heldere besluitvorming, duidelijke communicatie en zorgvuldige afwegingen.

ZICHT Digital Solutions maakt automatisering niet complexer dan nodig, maar precies zo robuust en slim als gewenst. Met als resultaat: minder handwerk, meer grip en een aanvraagproces dat staat als een huis.