Maatschappelijke vooruitgang door digitalisering en pro-bono samenwerking

De stichting organiseert dagelijks activiteiten voor kinderen in de wijk en is afhankelijk van gemeentelijke subsidies. Om aan de subsidievoorwaarden te voldoen, moet Kipa een uitgebreide administratie bijhouden.

Het administreren van deze gegevens gebeurde grotendeels handmatig, met formulieren die later verwerkt werden in Excel. Deze werkwijze was tijdrovend, foutgevoelig en belastend voor de medewerkers, aangezien er veel eisen worden gesteld aan de prestaties voor de subsidieaanvragen. Daardoor ging veel tijd verloren aan administratie, tijd die beter besteed kon worden aan het begeleiden van kinderen.

ZICHT heeft in overleg met de betreffende stakeholders een plan van aanpak gemaakt om een registratietool te kunnen ontwikkelen, waarin de huidige processen efficiënter vormgegeven werden.

Allereerst heeft ZICHT de huidige processen rondom de registratie van de leden en de activiteiten inzichtelijk gemaakt. Door in gesprek te gaan met de medewerkers, wist ZICHT de huidige situatie te vertalen naar een helder overzicht van de onderliggende processen. Hiermee is in kaart gebracht hoe de registratie verliep, waar de knelpunten in de processen zaten en hoeveel tijd dit kostte.

Daarna is een registratietool ontwikkeld voor Kipa. Door het verbinden van de juiste mensen en middelen wist ZICHT een oplossing te ontwerpen die goed aansluit bij de criteria van Kipa en haar behoeftes. De technische realisatie van de registratietool is uitgevoerd door EsperantoXL. EsperantoXL heeft de applicatie opgezet in WeWeb, waarbij de door ZICHT ontworpen processen zijn vertaald naar een gebruiksvriendelijke en schaalbare applicatie.

De gekozen aanpak bevatte dus de ontwikkeling van een registratietool waarin de contactmomenten centraal kunnen worden vastgelegd en voldaan wordt aan de eisen vanuit de subsidieverleners met in achtneming van de AVG.

Efficiëntie door procesverbetering en digitalisering
ZICHT en EsperantoXL hebben gezorgd voor een structureel efficiëntere manier van werken. Door middel van de registratietool zijn de processen versneld en verbeterd. Medewerkers hoeven minder formulieren in te vullen of gegevens dubbel te verwerken. In plaats daarvan kunnen zij informatie direct invoeren in een centrale registratietool. Dit resulteert in een minder foutgevoelig proces.

ZICHT begeleidde de implementatie van de registratietool, zodat de verbeteringen daadwerkelijk effect hebben voor de stichting. Medewerkers zijn meegenomen met de nieuwe manier van werken, waardoor de omgang met de registratietool stevig verankerd is binnen de organisatie. Daarnaast zal ZICHT de app ook op de lange termijn blijven beheren, zodat de registratietool toekomstbestendig blijft.

Het resultaat is een efficiënter proces, meer overzicht, en minder foutgevoeligheid voor de medewerkers van Kipa. Door de nauwe samenwerking tussen ZICHT en EsperantoXL kwamen inhoudelijke expertise en technische realisatie effectief samen. Het project laat zien hoe de werkwijze van ZICHT, waarin vertalen, verbinden, verbeteren, versnellen en verankeren centraal staan, organisaties helpt om niet alleen effectiever te werken, maar ook hun maatschappelijke waarde te vergroten.

Blik op de toekomst
Met dit pro-bono project benadrukt ZICHT het belang dat van haar maatschappelijke betrokkenheid en wordt er een belangrijke stap gezet in het verder vergroten hiervan. ZICHT wil kennis en ervaring vaker kunnen toepassen voor organisaties die zich inzetten voor mens en maatschappij.

‍