Van versnippering naar overzicht

Door de sterke toename van aanvragen raakte het bestaande proces overbelast. Schakelaanvragen kwamen binnen via e-mail, werden verwerkt in Excel, en bijlagen werden los opgeslagen in SharePoint. Deze versnipperde werkwijze leidde tot afstemmingsfouten, vertraging en een lage First Time Right-score (FTR).

ZICHT bracht samen met interne stakeholders en ketenpartners de knelpunten in kaart en werkte aan het verbeteren langs vierpijlers om zo te verbeteren: 

• Uniformiteit – heldere definities en toetscriteria beperken interpretatieverschillen. 

• Procesontwerp – het proces is vereenvoudigd en verantwoordelijkheden zijn helder belegd. 

• Tooling – aanvragen worden digitaal, volledig en uniform ingediend. 

• Sturing en inzicht – dashboards geven realtime inzicht in FTR, doorlooptijd en afkeurredenen. 

Op basis van deze pijlers is een digitale schakelaanvraag-app ontwikkeld met low-code technologie. Aanvragers dienen via één digitaal formulier hun aanvraag in. Validaties zorgen voor volledigheid ende data wordt centraal opgeslagen. Beoordelaars verwerken aanvragen via hun eigen interface. Een dashboard toont realtime voortgang en prestaties. 

Dankzij de inzet van low-code kon de oplossing snel gebouwd en getest worden met eindgebruikers. Functionaliteiten sluiten naadloos aan op de dagelijkse praktijk en kunnen eenvoudig worden aangepast. Door samen met gebruikers de juiste tooling te ontwikkelen, is de versnelling gerealiseerd die nodig was om direct waarde te leveren. Zo ontstaat een wendbare oplossing die klaar is voor verdere groei en integratie.

‍Deze aanpak past in ZICHT’s bredere visie op digitalisering: starten waar het schuurt en van daaruit slim verbeteren. We vertalen de dagelijkse knelpunten naar een praktische oplossing die direct inzetbaar is. Door e-mailverkeer, Excel-lijsten en handmatige afstemming te vervangen door een centraal en gestroomlijnd proces, is een kwetsbaar knelpunt omgezet in een betrouwbare digitale flow.

Het resultaat: minder handwerk, kortere doorlooptijd, meer voorspelbaarheid en meer rust in de uitvoering. Een concreet voorbeeld van hoe pragmatische digitalisering met low-code technologie direct bijdraagt aan grip en structuur in complexe omgevingen.